Remember the milkをGTDに使う

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Remember the milkをGTDに使う


私は管理職という仕事上、普段の業務においてTODO(やるべきこと)がたくさんあります。
以前は手帳にTODOを全て手書きで書き出して、仕事が1つ終わるたびに丸で囲んでつぶしていっていましたが、TODOの数が多くなると、手帳の数ページにわたってTODOが並んでおり、どれが重要なものなのか、どれが期限がせまっているものなのかがかなり分かりにくい状態になっていました。

そんな経緯もあり、私はこれまでさまざまなTODO管理方法を試してきました。
そんな私が試したTODO管理方法が、「Remember the milk」を利用した管理方法です。
Remember the milk」とは、web上のTODO管理サービスですが、期限の設定や重要度の設定、グループ分け、タグ付け、iPhone上でのRemember the milkとの同期などが可能であり、私が欲しかった機能が全てそろっており、かなり高機能なTODO管理サービスとなっています。

機能が限定された無料版もあり、一度お試しで使ってみる価値はあると思います。
機能限定版とはいえ、かなり使うことができていました。
ちなみに私は今、有料版へとアップグレードしています。

私の使い方

1.パソコン上のRemember the milkでTODO項目を入力(パソコンのキーボードでの入力が一番速いため)

2.iPhone上のRemember the milkと自動で同期されるため、通勤途中や外出中など、修正や追加があればその都度iPhone上から手直しする。

3.病院についたら、朝イチでRemember the milkのTODOリストをプリントアウトし、白衣のポケットに入るように4つ折りにして仕事中に持ち歩く。
(より多くの内容が1枚の用紙に入るように、プリンターの設定で2ページをA41枚に収まるようにプリントしています。)

4.常に持ち歩いているTODOチェックリストを見ながら仕事をこなしていく。
その都度追加があればその紙に手書きで項目を加えていく。

5.1日の業務終了後、終了したTODOや手書きで加えた項目をパソコン上のRemember the milkで修正していく。

あとは1~5を毎日繰り返していくだけです。


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このTODO管理法によって、ついうっかり忘れていたということが圧倒的に少なくなりましたし、期限や仕事の重要度を意識しながら効率的に仕事をすすめることができています。

この管理法のポイントは、頭に思いついた仕事は忘れないうちにすぐに入力する(または書き込む)ことと、TODOリストを見ること自体を忘れないようにスキマ時間があれば見返すことです。